archives fiscales France

Les archives fiscales, comment les garder? L102 B et s On doit effectuer la distinction suivante. ❶ Lorsque les entreprises émettent ou reçoivent des factures papier, celles-ci peuvent les conserver sur support papier ou les numériser, y compris pour les factures émises ou reçues avant 2017. Dans ce cas, les entreprises doivent toutefois satisfaire à des conditions strictes (LPF art. A. 102 B-1) : -définir les opérations d’archivage numérique des factures dans une organisation documentée ; -recourir à un dispositif ayant pour but de garantir l’interopérabilité des systèmes – c’est-à-dire la capacité des systèmes d’informations à fonctionner entre eux ou encore avec d’autres applications – et la pérennisation des données ; -disposer d’une source d’horodatage interne, etc. ❷ Lorsque les entreprises émettent ou reçoivent des factures par voie électronique, ces documents doivent être conservés sur support informatique sans condition particulière, pendant 3 ans et peuvent, au-delà, être conservés sur tout support au choix de l’entreprise (document papier ou électronique). Combien de temps ? Les documents ou pièces sur lesquels l’administration fiscale peut exercer son droit de contrôle, notamment les factures, doivent être conservés pendant un délai de 6 ans (voir FH 3730, § 2-1). Mais le délai de 6 ans court à compter de la date à laquelle les documents ont été établis ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société. Ainsi, en matière d’impôt sur les sociétés, lorsque la facture porte sur un bien immobilisé amortissable pendant 20 ans, le document doit être conservé 6 ans au-delà de la durée d’amortissement du bien, soit 26 ans au total Où les conserver ? Les factures papier doivent être stockées sur le territoire national. Pour les factures électroniques, les entreprises sont autorisées à stocker leurs factures : -sur le territoire français ; -dans un autre État membre de l’Union européenne ; -ou encore dans un pays situé en dehors de l’Union européenne sous réserve toutefois que celui-ci fournisse des garanties équivalentes à celles des autres États membres de l’Union Européenne en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données. Lorsque le lieu de stockage des factures de l’entreprise n’est pas situé en France (cas d’un serveur localisé à l’étranger), l’entreprise doit en faire la déclaration spontanée auprès du service des impôts dont elle relève. sanctions ?/ 1734 CGI En cas de manquements aux règles exposées ci-dessus : -amende de 5 000 € en cas de refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration (CGI art. 1734) ; -pénalité de 50 % des montants facturés à défaut de conservation des factures de vente ou en cas de rejet de la piste d’audit fiable (CGI art. 1737, I) ; -rejet du droit à déduction, à défaut de conservation des factures d’achat ou en cas de rejet de la piste d’audit fiable ; -rejet de comptabilité, à défaut de conservation des documents sur lesquels l’administration peut exercer son contrôle.